White Gallery: Trip to Vietnam, with my dear friends, from Soetta Airport to Hanoi

Melakukan perjalanan wisata bersama teman tentulah banyak sukanya. Tapi jika sebagai penyelenggara atau panitia, pasti ada kerepotan tersendiri. Apalagi jika jadi panitia dadakan. Tak terbayangkan!

Karena penggagas acara tour Alumni FISIP UI KE VIETNAM ini meninggal dunia, jadilah aku ikut sebagai panitia, menggantikan sobat tersayang alm Anton Natakoesoemah. Benar benar gelagepan.

Bermula dari rapat pengurus FIS UI 76 di Plaza Senayan, yang minta aku kembali jadi pengurus lalu terlibat untuk urus administrasi keuangan angkatan'76 FIS UI yang sesungguhnya datanya belum dapat diakses, karena alm Anton Natakoesoemah baru 7 hari lalu dimakamkan. Kami masih dalam suasana duka, tak enak hati meminta istri Alm untuk mencari data di laptop yang jumlahnya 3 buah belum lagi kemungkinan data ada di komputer kantornya.

Kegiatanku mulai dengan mengatur data peserta tour, menghubungi kembali dan membuat media komunikasi yang effektif agar semua peserta bisa menerima informasi tentang tour ke Vietnam ini. Cara yang paling bisa dipakai adalah laporan keuangan '76FIS-UI dan laporan penerimaan cicilan peserta tour Vietnam dari alm di milis fis-ui76. Tetapi emails yang jumlahnya ratusan files harus ditransfer dari format html/word ke format lain yaitu excel agar segala rumus bisa difungsikan.

Woow! Ternyata butuh waktu berhari hari dan bergadang. Setelah selesai, barulah diakurkan dengan data transfer bank yang ada pada Binky. Pada tahap ini Binky Suparto mulai saya libatkan. Benar benar kerja yang aduhai sulitnya. Karena data transfer hanya berupa nomor referensi bukan nama pengirim uang. Maka data pembanding adalah meminta para peserta untuk kirim image slip transfer yang mereka miliki. Ini juga heboh, karena tidak semua masih menyimpannya. Kadang peserta salah faham, jadi ada kata kata keras yang muncul di hapeku dari mereka yang merasa dirugikan. Perlu kepala dingin untuk menjelaskannya. Tahap ini benar benar makan hati dan makan waktu. Belum juga balance dan data akurat. Data peserta dan dana yang masuk baru lumayan benar dan tanpa keluhan setelah bulan Agustus akhir. Itupun setelah aku ikut ikutan ancam, bila tidak dibereskan datanya, maka peserta dianggap batal saja deh.

Masih ada tahap lanjut, meminta konfirmasi peserta, mencari peserta dan melacaknya melalui berbagai cara. Lucu dan menggelikan....setelah diinformasikan pada peserta bahwa kami mencari nama si Anu....lama sekali baru muncul pengakuan... bahwa peserta yang dicari tersebut adalah putrinya..... Pantes kami tak mengenalnya....rupanya bukan alumni.

Persiapan masih terus dilakukan hingga daftar peserta selesai. Beberapa mengundurkan diri dengan berbagai alasan. Yang pasti adalah ragu, karena formasi panitia sudah berubah. Figur yang tak dikenal kepiawaiannya!!!

Kami panitia berbagi tugas, Iwan Gardono khusus tugas menghubungi Nadua Travel/Yoppy Kurniawan http://profile.masyindo-hcmc.org/2009/03/yopie-kurniawan.html yang telah ditunjuk alm Anton, untuk melanjutkan kontrak, juga Iwan mengurusi soal penerbangan dari Jakarta ke Vietnam maupun penerbangan domestik disana serta soal asuransi perjalanan. (sebelumnya penerbangan yang dipakai adalah Air Asia, kemudian karena sudah tidak beroperasi lagi disana, maka kami pindah menggunakan Vietnam Air. Route yang semula diatur Yoppy Kurniawan juga harus diganti, karena ternyata sangat tidak effisien, baik waktu maupun budget).

Binky Suparto, tugasnya konsentrasi pada administrasi keuangan, Diana Fawzia, selain membantu Iwan mengurusi Yoppy yang menghilang, juga mengatur kembali itinerary, fasilitas dan berbagai panduan termasuk urusan hotel dan transportasi lokal.

Saya sendiri, selain bahu membahu soal administrasi keuangan dengan Binky, justru lebih banyak berkomunikasi dengan peserta tour. Membagi info apa saja yang diperlukan, menagih dokumen imigrasi, asuransi serta pembagian kamar kemudian memtransfer semua data ini untuk Iwan dan Diana gunakan. Janganlah membayangkan itu dapat saya lakukan satu kali, tapi justru berkali kali karena total peserta 40 orang. Saya juga bertugas memproduksi materi promosi seperti banner untuk foto bersama, pin dan t shirt seragam peserta.

Menjelang keberangkatan, masih banyak data yang salah, nama yang salah tulis, tidak sesuai pasport, kadaluwarsa pasport musti dicheck, info tempat duduk di pesawat, daftar kamar dan penghuninya, daftar macam2 yang harus dibuat.

Sebagai illustrasi, ada peserta yang wanti2, pesan via telpon, sms bahwa tak mau dipisahkan dengan pasangannya dan telpon berkali kali memastikan. Ada yang minta acara sendiri saat di Vietnam nanti, ada yang telpon hanya untuk memastikan ukuran bajunya harus begini begitu. Ada yang dengan heboh minta nanti harus berhenti di lokasi tertentu karena alasan macam2. Benar.... customer service sebuah travel agent! Telpon saya berdering terus, Kalau tak sempat jawab karena hape sedang saya silent saat memberi kuliah, maka email atau sms akan masuk ! "Mbak... jawab dong! Penting nih" Ha ha ha

September 2013, 80% persiapan kami sudah selesai, hanya soal finalisasi! Mendadak Iwan Gardono kehilangan jejak Yoppy Kurniawan! Perwakilan Yoppy di Jakarta, sdr Nolly yang dulu bertemu dan membahas tour ini bersama Alm Anton seperti orang yang kehilangan induknya juga. Orang Nadua Travel ini rupanya hanya pion Yoppy Kurniawan yang ternyata hanya mau uang kami....tanpa tanggung jawab tidak lagi membalas komunikasi.

Terpaksa kami minta bantuan seorang teman, Agustinus Soemartono yang bertugas di Namibia sebagai Duta Besar untuk meminta bantuan Perwakilan RI di Vietnam mencari keberadaan Yoppy Kurniawan ini! Pak Dalton Sembiring yang bertugas disana Ho Chi Minh City sangat membantu kami. Dari beliau lah akhirnya kami tahu, Yoppy sudah dapat dipastikan tidak akan mampu mengelola tour kami ini. Kabar ini tentu saja membuat kami kaget, bahkan bukti booking hotel via Vinaday yang dikirimkan Yoppy Kurniawan kepada alm Anton Natakoesoemah adalah rekayasa. Vinaday di Vietnam menyatakan tidak ada booked, bahkan bermasalah dengan Yoppy Kurniawan ini dan sedang mencarinya.

Opsi yang kami pilih adalah melanjutkan tour dengan risiko harus menanggung biaya tambahan dari kas angkatan . Pilihan yang kami rasa paling memadai. Jika memilih opsi batal, uang peserta harus kembali, uang yang ada pada Yoppy Kurniawan ini juga tidak ada kemungkinan kembali ditambah nama buruk yang harus diterima karena tour batal. Untuk selanjut pasti tak ada yang percaya kami mampu melaksanakan tour lagi.

Meski demikian, bukan berarti semua mulus lancar. Komplain tetap ada, dan wajar! Bahkan setelah kembali ke tanah air, beberapa peserta masih telpon panitia. Didramatisir dengan suara tangisan!! Tidak puas soal pelayanan, tanpa peduli bahwa dia tak membaca dengan teliti ketentuan yang kami berikan. Soal apa yang dia terima malah lupa bahkan untuk mengucapkan terima kasih. Padahal sebagai peserta terhitung yang paling banyak permintaan. Semoga lain waktu, dia benar2 berpikir seribu kali untuk ikut acara kami.

Tugas pelaksana tour angkatan ini benar2 tugas sosial kok, jadi ya harus lah menerima kritikan internal maupun eksternal. Namanya melayani orang banyak. Panitia kerja sukarela, bahkan untuk hal hal tertentu harus mendanai sendiri kegiatan pelaksanaan tour ini.

Panitia tetap bersyukur, sebagian besar peserta tour Vietnam ini ternyata senang dengan tour ini. Itu sudah cukup bagi kami. Sebagian angkatan '76FIS UI tetap menerima dengan baik apa yang sudah kami laksanakan.

Sudah terbayar segala kerepotan kami disela sela tugas utama kami sebagai ibu rumah tangga yang sibuk, seperti Binky Suparto, ibu dan pekerja sosial, sebagai ibu dan pengajar Dr. Diana Fawzia ( Universitas Nasional , dll), sebagai ibu dan pengajar, Ida Syahranie.(FISIP UI dan VOKASI UI). Serta Iwan Gardono Sujatmiko Ph.D yang pengajar tetap di FISIP UI serta universitas2 lainnya.

Untunglah sekarang media komunikasi jauh lebih mudah, sehingga tak heran kami bisa telpon telponan pada tengah malam wib, karena itulah waktu senggang kami mengurusi tour ini. Tidak mungkin mengurusi tour ini seluruhnya di siang hari. Tentu saja rapat temu muka beberapa kali harus tetap dilakukan.

Bahkan rapat online dengan poros Windhoek (Agustinus Soemartono)- Jakarta (Iwan-Cilandak) - (Ida-Depok) - Binky-Bintaro) - Surabaya (Diana) dan Saigon (Dalton)- Lukdy (Saigon) ketika kami melacak Yoppy Kurniawan/Nadua Travel yang 'menghilang' dan "mengelak dari tanggung jawabnya" sebagai penerima uang jasa kami. Poros komunikasi bb multi chat dan emails bahkan telpon international ini berlangsung beberapa hari, dan cukup menegangkan. (karena kasus ini dan beberapa kasus lainnya, Yoppy Kurniawan telah dideportasi ke Indonesia, tentu saja ybs harus bertanggung jawab atas segala tindakannya)

Karena perbedaan waktu panitia berada dan , kamipun terpaksa melewatkan waktu tidur. Melakukan tugas tugas ini dari rumah masing masing dengan fasilitas masing masing dan saat libur.

Dengan rekomendasi dari Pak Dalton Sembring, kami akhirnya dilayani oleh Lukdy Tour & Travel di Vietnam dan di Jakarta dibantu oleh Ibu Jenny Yeo dari PT. Abadi Nusantara Travel, mitra Lukdy Travel & Tour di Jakarta